Felinexは、「Felinex Care」において取り扱う情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守するとともに、利用者および記録の対象となる方の情報を適切に取り扱うことを大切にします。
本プライバシーポリシーは、Felinexが提供する「Felinex Care」における、利用者情報の取得、利用、保存、削除、外部サービスとの連携その他の取扱いについて定めるものです。
本ポリシーにおいて、「本サービス利用者」とはFelinex Careを利用する方をいい、「対象者」とは、本サービスを利用して作成される記録の対象となる介護サービス利用者、ご家族、関係者その他の方をいいます。
1．取得または取り扱う情報
Felinexは、本サービスの提供にあたり、以下の情報を必要な範囲で取得または取り扱うことがあります。
（1）アカウントに関する情報
氏名、メールアドレス、認証に必要な情報、その他アカウントの登録、認証および管理に必要な情報
（2）記録作成のために入力または送信される情報
録音データ、文字起こしされた情報、支援経過、モニタリング、担当者会議、カンファレンス、補足情報その他本サービス利用者が本サービスに入力、録音、保存または送信する情報
これらの情報には、対象者本人、ご家族、関係者に関する氏名、生活状況、介護状況、医療、健康状態、服薬状況その他の個人情報または要配慮個人情報が含まれる場合があります。
（3）サービスの利用および運用に関する情報
サービスの利用日時、通信状況、IPアドレス、端末・OS・アプリのバージョン、エラー情報、診断情報その他、本サービスの安定した提供、不具合への対応および安全管理に必要な技術情報
なお、マイクへのアクセスは、本サービス利用者が録音機能を利用するために必要な場合に使用します。
（4）お問い合わせに関する情報
お問い合わせ時に提供された氏名、メールアドレス、お問い合わせ内容その他お問い合わせ対応に必要な情報
2．情報の利用目的
Felinexは、取得または取り扱う情報を、以下の目的で利用します。
（1）本サービスの提供および運営
アカウントの登録・認証、データの同期、本サービスの各種機能の提供その他、本サービスを適切に運営するため
（2）記録作成の支援
録音データの文字起こし、入力された内容の整理、支援経過、モニタリング、担当者会議、カンファレンスその他の記録作成を支援するため
（3）サービスの安全性および品質の維持
不正利用の防止、障害・不具合への対応、サービスの安定運用、安全管理およびセキュリティ確保のため
（4）お問い合わせ等への対応
本サービス利用者からのお問い合わせ、ご相談、開示・訂正・削除等の申請その他の連絡に対応するため
（5）サービスの改善
利用状況、通信状況、不具合その他の情報を確認し、本サービスの機能、操作性、品質および安全性の改善に役立てるため
なお、録音内容、文字起こし内容その他対象者を特定できる情報を、広告配信を目的として利用することはありません。
3．対象者等に関する情報の取扱い
本サービス利用者が、対象者、ご家族、関係者その他第三者に関する情報を本サービスへ入力、録音または送信する場合、本サービス利用者は、関係法令、所属する事業所・法人等の規程その他必要なルールを確認し、必要に応じて本人または適切な代理人等から同意を得たうえで本サービスを利用してください。
特に、訪問、面談、担当者会議、カンファレンスその他の場面で録音機能を利用する場合は、録音の目的を説明し、必要な同意を得たうえで利用してください。
Felinexは、本サービスの提供に必要な範囲を超えて、対象者等に関する情報を利用しません。
4．情報の保存期間および削除
Felinexは、本サービスで取り扱う情報について、利用目的の達成に必要な期間に限って保存し、不要となった情報は適切な方法で削除します。
（1）録音データ
録音データは、文字起こしおよび記録作成に必要な処理のため一時的に利用します。
録音データは、文字起こしまたは記録への反映後、端末内から削除する仕組みとしています。
文字起こし等の処理のため外部サービスへ一時的に送信された情報については、各サービス提供者のデータ取扱条件に基づいて処理されます。
（2）文字起こしデータ
文字起こしされた情報は、記録作成のため一時的に保存し、原則として3日後に削除する仕組みとしています。
3）作成された記録データ
支援経過、担当者会議、カンファレンスその他、本サービス内で作成・保存された一般記録については、原則として30日後に削除する仕組みとしています。
モニタリング記録およびこれに関連する目標・評価データについては、1年間の経過をまとめて確認・帳票作成できるよう、必要な保存期間を確保するため、原則として13か月間保持した後、削除対象とする仕組みとしています。
本サービスは、記録作成を支援するためのツールであり、介護記録その他の業務記録を長期間保存する正式な記録保管システムとして利用することを目的としていません。
正式に保存する必要がある記録については、本サービス利用者が使用する介護記録システムその他適切な保存先へ保存してください。
（4）アカウント情報およびお問い合わせ情報
アカウントの管理、お問い合わせ対応その他それぞれの利用目的に必要な期間保存します。
アカウント削除の申請を受けた場合は、法令上保存する必要がある情報その他正当な理由により保存が必要な情報を除き、当該アカウントに関連する情報を削除します。
（5）共有、コピー、PDF出力等を行った情報
本サービス利用者が、本サービスから共有、コピー、PDF出力、印刷その他の方法により外部へ保存した情報については、本サービスによる自動削除の対象外となります。
外部へ保存した情報については、本サービス利用者の責任において適切に管理してください。
なお、上記の保存期間は、Felinexが管理する保存領域における取扱いを示すものです。
外部サービスへ送信された情報については、各サービス提供者の規約、プライバシーポリシー、データ処理条件等に基づいて処理または保存される場合があります。
5．外部サービスの利用
Felinex Careでは、本サービスの提供に必要な機能を実現するため、以下の外部サービスを利用します。
（1）OpenAI API
録音データの文字起こし、入力された情報の整理、支援経過、モニタリング、担当者会議、カンファレンスその他の記録作成支援のために利用します。
処理に必要な情報がOpenAIのシステムへ送信される場合があります。
OpenAI APIに送信された入力および出力は、OpenAIの現在の取扱いにおいて、デフォルトではモデルの学習・改善には使用されません。OpenAIに対するデータ共有を明示的に有効化した場合を除きます。
また、利用するAPI、契約内容、設定等により、安全性の確保、不正利用防止その他の目的で一定期間情報が保持される場合があります。
（2）Google Cloud
本サービスのサーバー処理、データ通信、システム運用その他本サービスを提供するために必要な処理に利用します。
（3）Firebase
Firebase Authenticationによるアカウント認証、Cloud Firestoreによるデータ同期その他、本サービスの提供に必要な機能のために利用します。
Firebase Authenticationに関する情報は、Googleが提供する米国のデータセンターにおいて処理されます。
その他のFirebaseサービスについては、利用するサービス、設定およびGoogleの運用状況等により、日本国外を含むGoogleのインフラ上で処理される場合があります。
これらの外部サービスへ送信された情報は、それぞれのサービス提供者が定める規約、プライバシーポリシーおよびデータ処理条件等に基づいて取り扱われます。
OpenAIはAPIの入力・出力をデフォルトではモデル学習に使用しないと案内しており、Firebase Authenticationは米国のデータセンターのみで処理されることがGoogleから公表されています。
6．第三者への情報提供
Felinexは、以下の場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。
本人の同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合その他、個人情報保護法その他の法令により認められる場合
なお、本サービスを提供するために必要な範囲で、OpenAI、Googleその他の外部サービス事業者へ情報の処理を委託する場合があります。
その場合、取り扱う情報を必要な範囲に限定し、利用するサービスの契約内容、安全管理措置その他必要な事項を確認したうえで、適切な情報管理に努めます。
7．日本国外での情報処理
Felinex Careでは、本サービスの提供にあたり利用する外部サービスの一部について、日本国外に所在するサーバーまたはデータセンターで情報が処理または保存される場合があります。
たとえば、Firebase Authenticationによるアカウント認証に関する情報は、米国において処理されます。
OpenAI APIその他の外部サービスについても、利用するサービス、機能、契約、設定およびサービス提供者の運用状況等により、日本国外で情報が処理される場合があります。
Felinexは、外部サービスを利用する際、各サービス提供者のプライバシー保護、安全管理、データ処理に関する情報を確認し、関係法令に従って適切な情報管理に努めます。
法令上必要となる場合には、国外における情報処理について必要な情報提供その他の対応を行います。
8．安全管理措置
Felinexは、本サービスで取り扱う情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他のリスクを防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
具体的には、通信の暗号化、端末内に保存される情報の暗号化、認証機能によるアクセス管理、重要な認証情報の安全な管理、外部からの不正アクセスへの対策その他、本サービスの特性に応じた技術的な安全対策を実施します。
また、録音データ、文字起こしデータその他の情報については、利用目的に必要な期間を超えて保持しないよう管理し、不要となった情報を削除する仕組みを採用します。
外部サービスを利用する場合についても、サービス提供者の安全管理に関する情報を確認し、必要に応じて設定、利用方法その他の見直しを行います。
本サービスの提供開始後も、技術、利用環境、法令その他の変化を踏まえ、安全性の維持・向上のため必要な対策を継続的に見直します。
安全管理措置の詳細について本人からお問い合わせがあった場合は、安全管理上支障のない範囲で遅滞なく回答します。
9．利用者による情報の確認、訂正、削除等
Felinexが保有する本サービス利用者本人に関する情報について、本人から利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止その他法令に基づく請求があった場合は、本人確認を行ったうえで適切に対応します。
アカウントの削除を希望する場合は、Felinex Careの設定画面に設けるアカウント削除手続、またはFelinexウェブサイト上のアカウント削除申請ページから申請することができます。
アカウント削除の申請を受けた場合は、単にアカウントを利用停止するだけでなく、法令上保存する必要がある情報、セキュリティ、不正利用防止その他正当な理由により保存が必要な情報を除き、当該アカウントに関連する情報を削除します。
外部サービス事業者に処理を委託している情報についても、必要かつ可能な範囲で当該サービス事業者の手続に従い削除等の対応を行います。
なお、本人または第三者の権利利益を害するおそれがある場合、法令により保存が必要な場合、その他法令上請求に応じる義務がない場合には、請求の全部または一部に対応できないことがあります。
10．未成年者等による利用
本サービスが、対象者に関する情報として未成年者、成年被後見人その他本人による同意または意思確認が困難な方の情報を取り扱う場合、本サービス利用者は、関係法令、所属する事業所等の規程その他必要なルールに従い、必要に応じて親権者、成年後見人、家族その他適切な代理人等の同意または確認を得たうえで利用してください。
11．プライバシーポリシーの変更
Felinexは、法令の改正、本サービスの内容、利用する外部サービス、技術その他の変更に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。
重要な変更を行う場合には、本ウェブサイト、本サービス内での表示その他適切な方法によりお知らせします。
変更後のプライバシーポリシーは、別途定める場合を除き、本ウェブサイトに掲載した時点から適用します。
12．お問い合わせおよび事業者情報
本プライバシーポリシー、本サービスにおける個人情報の取扱い、利用目的の通知、情報の開示・訂正・削除、アカウント削除その他のご相談については、下記の窓口までお問い合わせください。
運営名称：Felinex
お問い合わせ先：info@felinex.jp
お問い合わせ内容に応じて本人確認を行ったうえで、関係法令に基づき適切に対応します。
制定日：2026年8月9日
最終改定日：2026年9月3日